Mit Hilfe des Projektmanagements können im Rahmen der Ausbildung Projekte geplant und umgesetzt werden. Die folgenden Lernkarten helfen dabei, einem Projekt-Chaos vorzubeugen und lassen sich sowohl im Team anwenden, als auch für die Realisierung eigener Projekte.
In dieser Übersicht sind alle Themen und Inhalte abgebildet, die für die drei Phasen Planung, Durchführung & Abschluss, bedeutsam sind.
Von der Idee zum Ziel
Projekte entstehen aus vagen Ideen oder konkreten Bedarfen, die sich aus aufgetretenen Problemen ergeben. Vielleicht habt ihr bereits eine ganz konkrete oder sehr viele Ideen, worum sich euer Projekt drehen kann.
Eine Idee kann sehr groß oder ganz klein sein. Die Festlegung eines Ziels hilft euch dabei, eure Idee zu überprüfen.
Ein klares Ziel zu haben und dieses auch schriftlich festzuhalten, ist für das Projekt sehr wichtig. Ein Ziel vor Augen zu haben hilft euch, um auf dem Weg vom IST- zum SOLL-Zustand nicht zu verirren.
SMARTE Ziele
S wie spezifisch: Was soll erreicht werden (Soll-Stand)?
M wie messbar: Woran merke ich, dass das Ziel erreicht wurde?
A wie akzeptiert: Findet das Ziel Zustimmung und bringt es jemandem etwas?
R wie realistisch: Ist das Ziel in dem geplanten Umfang zu erreichen?
T wie terminiert: Bis wann soll das Ziel erreicht sein?
Informationsvideo zum Thema:
Erfolgreiches Projektmanagement –
Begeben Sie sich auf Entdeckungstour!
In dieser interaktiven Grafik können Sie alle relevanten Schritte für ein erfolgreiches Projektmanagement erkunden.
Schritt für Schritt-Anleitung
Erfolgreiches Projektmanagement
Team & Umfeld
- Team
- Es steht viel an. Gut, wenn ihr mit einem Team zusammenarbeitet. Bestimmt gemeinsam eine Projektleiterin oder einen Projektleiter, die / der alles im Blick behält. Legt gemeinsam Termine fest und schnürt eure Arbeitspakete.
- Umfeld
- Schaut euch in eurem Arbeitsumfeld um: Gibt es bereits Projekte mit ähnlichem Ziel? Ist eine Zusammenarbeit mit anderen Projektteams möglich? Wer ein Projekt erfolgreich durchführen möchte, sollte sich bewusst werden, welche Personen (neben dem eigenen Team) noch am Projekt beteiligt sein können. Wer hat bereits Erfahrungen in der Projektarbeit und kann euch ggf. unterstützen?
- Weiterführendes Material
- Du möchtest wissen, welche Rollen es gibt und welcher du zugeordnet werden kannst? Mache jetzt hier den Test:
Zum Test
Arbeitspakete & Meilensteine
- Arbeitspakete
- Welche Aufgaben fallen im Projekt an? Packt die Überlegungen in sinnvolle Arbeitspakete zusammen und erstellt daraus einen Projektplan. Wenn ihr alle Pakete in eine zeitliche Reihenfolge gebracht habt, entsteht eine „To-do-Liste“, die ihr abarbeiten könnt.
- Meilensteine
- Wann soll das Projekt abgeschlossen sein? Legt fest, bis wann ihr welche Aufgaben erledigen möchtet und wer dafür zuständig ist. Meilensteine sind wichtige Zwischenergebnisse, die euch helfen, euer Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.
Projektstart
- Start
- Die Vorbereitungen sind getroffen, ihr könnt mit der Realisierung eures Projekts beginnen. Ob zuerst eine Recherche ansteht, eine Befragung oder etwas anderes, entscheidet ihr.
- Projekthandbuch
- Das Projekt wird nun umgesetzt. Beobachtet eure Schritte und Prozesse und tragt diese in einem Handbuch oder Projekttagebuch zusammen.
- Controlling
- Es ist wichtig, dass ihr eure Meilensteine und Termine im Auge behaltet. Dafür könnt ihr ein Teammitglied bestimmen, das diese Aufgabe übernimmt. Nichtsdestotrotz sollten alle Teammitglieder die Meilensteine im Blick haben und ihre Aufgaben kennen. Haltet euch gegenseitig über einzelne und wichtige Schritte auf dem Laufenden.
Teamreflexion
- Teamreflexion
- … gelingt durch eine gute Planung & Struktur der Besprechungen. Festgelegte Rollen helfen euch:
1. Gesprächsleitung: sorgt dafür, dass alle zu Wort kommen & kein Ergebnis verloren geht.
2. Themenwächter/in: hat die Agenda im Blick, abschweifende Themen haben keine Chance.
3. Zeitwächter/in: achtet darauf, dass die Zeit eingehalten wird.
4. Protokollführer/in: schreibt alle wichtigen Inhalte und vor allem Ergebnisse mit. - Das Wichtigste auf einen Blick
- Umgangsregeln: Vereinbart beim ersten Termin Regeln für den Austausch untereinander. Bei hitzigen Diskussionen kann die Gesprächsleitung auf diese vereinbarten Regeln hinweisen.
Agenda: Der Meilensteinplan und die To-do-Liste geben euren Besprechungen einen Rahmen. Lasst etwas Luft für aktuelle Themen.
Zeitplan: Länger als 90 Minuten sollte keine Teamsitzung dauern. Klärt immer, wie viel Zeit ihr für die einzelnen Punkte benötigt.
Ergebnisse festhalten: Nach jeder Besprechung sollte es ein Protokoll geben. Dieses muss nicht umfangreich sein, sollte aber die Ergebnisse und Zuständigkeiten für Aufgaben festhalten.
So wird die Teamsitzung ein Erfolg
Probleme im Projekt
- Probleme
- Keine Panik! Probleme sind Teil vom Projekt: Alles scheint zu laufen, alle kennen ihre Aufgaben… doch dann kommt es zu:
– unerwünschten Abweichungen vom Meilensteinplan oder der To-do-Liste
– einem unerwarteten Absprung eines Teammitglieds
– Unstimmigkeiten mit den Ressourcen (z. B. Teammitglieder haben zu wenig Zeit oder der Kostenplan kann nicht eingehalten werden) - Lösungsansätze
- – Teamsitzung organisieren
– Problem genau benennen und beschreiben
– Lösungsvorschläge erstellen
– Einigung auf einen Lösungsvorschlag
– Umsetzungsplan erstellen
– Lösung umsetzen
– Dokumentation im Projekthandbuch - Weiterführendes Material
- Was ist eigentlich ein Problem?
projektmagazin.de/glossarterm/problem
Ergebnisvorstellung & Abschluss
- Ergebnisvorstellung
- Überlegt euch, wie ihr euer Projekt gut vermarktet, indem ihr bspw. eine geeignete Präsentation erstellt. Schaut, wen ihr mit einbeziehen könnt und arbeitet eure Ergebnisse so auf, dass Außenstehende sie nachvollziehen können. Interessante Aspekte sind z. B.: die Produkt-/ Projektentwicklung oder die konkreten Vorteile.
- Projektabschluss & Reflexion
- Geschafft! Herzlichen Glückwunsch. Ihr habt euer Projektziel erreicht und der Trubel hat sich bereits etwas gelegt. Jetzt ist Zeit rückblickend das Projekt zu betrachten: Was lief gut und was könnte beim nächsten Projekt verändert werden? Haltet die Gedanken im Projekthandbuch fest. Damit seid ihr optimal auf euer nächstes Projekt vorbereitet.
- Weiterführendes Material
- Überzeugend präsentieren – so geht‘s:
3minutencoach.com/ueberzeugend-praesentieren
Lernkarten
Hier können Sie die Inhalte zur Lernwelt „Erfolgreiches Projektmanagement“ in Form von Lernkarten im PDF Format herunterladen und ausdrucken. So können Sie die Lernkarten beipielsweise für einen selbst organisierten Workshop verwenden.